"Data is the new oil." Das gilt auch für jedes Unternehmen, jedes Team, ja sogar für jede einzelne Person.
Viele Wissensmanagement- und Notizen-Tools wie Confluence, Evernote, Notion, Nuclino und Simplenote bieten fantastische Funktionen zum Erfassen von Informationen. Früher oder später kommen die meisten Hersteller darauf, dass es alleine damit noch nicht getan ist. Oft müssen zusätzlich noch Aufgaben erfasst und zugewiesen werden, sowie online Besprechungen parallel geführt werden können. Das alles bietet ClickUp und noch mehr.
Ich habe mich dazu entschieden, ClickUp für alle meine privaten und geschäftlichen Notizen einzusetzen, weil diese Anwendung genau diese Funktionen bereits ab der Gratis-Version vollständig anbietet. Diese und je nach gewähltem Preisplan noch sehr viele mehr.
Damit gehe ich eigentlich genau den umgekehrten Weg - anstatt vom Wissensmanagement-Tool hin zum Aufgabenverwaltungs-Tool, verwende ich eine SaaS Anwendung, die von Beginn weg auf die Verwaltung von Aufgaben ausgerichtet ist, und setze diese nun auch für die Verwaltung aller Notizen, How-To Guides, Troubleshoot Artikel und Wissens-Einträge ein.
Lesen Sie in diesem Artikel hier mehr über die Gründe für diese Migration.
Eines möchte ich jedoch vorab klarstellen: Jedes der hier genannten Anwendungen, sowie auch alle anderen auf dem Markt vorhandenen, sind mehr oder weniger aus demselben Bedürfnis heraus entstanden: Notizen online erfassen zu können und Wissen durch zentralisierte Einträge für alle Mitarbeiter eines Teams oder einer Unternehmung zur Verfügung zu haben. Deshalb sind diese Anwendungen alle hervorragend. Alle Hersteller sind bemüht, ihr Produkt kontinuierlich weiterzuentwickeln und permanent zu verbessern.
Wie sehen die Anforderungen an ein gutes Notizen / Wissensmanagement Tool aus?
Die folgenden Punkte basieren auf praktischen Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Anwendungen.
- Mühelose Eingabe neuer Wissens-Artikel und Notizen
(das muss so intuitiv sein wie das Schreiben auf einem Blatt Papier!!) - Intuitiver Editor, im besten Fall alles mit der Tastatur, z.B. mit / beginnen
- Ein schnelles und einfaches Auffinden eines beliebigen Eintrages
- Suchleiste überall
- Leicht zu navigieren
- Sehr gute Filterfunktionen
- Hervorragende Indexierung aller Daten
- Einfaches Hinzufügen von Tags und Labels
- Schnelle und einfache Strukturierung
- Einfügen von Bildern in Artikel
- Einfaches Kopieren und Einfügen
- Beibehaltung der Formatierung beim Kopieren aus Tool und Einfügen in ein
z.Bsp. Word Dokument oder ein anderes Dokument - Faire Preismodelle
- Vertrauenswürdiges Unternehmen
- Hohes Maß an Datensicherheit
- Kontinuierliche Weiterentwicklung
- Plattformübergreifende Verfügbarkeit
- Gute Rechtevergabe
- Gemeinsame Nutzung mit Externen möglich
Das perfekte Tool gibt es leider nicht. Vielleicht noch nicht.
Fast täglich evaluiere ich verschiedene Anwendungen und nach den vielen Tests kann derzeit sagen, dass es bislang kein Tool gibt, welches die komplette Liste der oben aufgeführten Anforderungen erfüllt. Das bedeutet keineswegs, dass die Applikationen nicht gut wären. Im Gegenteil, sie haben alle ihre Vorzüge. Doch bedauerlicherweise fehlt mir bei jedem mindestens ein bis zwei der Punkte aus der Liste. Manchmal ist es irgendwie frustrierend, wenn bereits die einfachsten Standard-Funktionen wie beispielsweise Copy-and-paste fehlen.
Atlassian Confluence bietet wirklich sehr viel. Schon die Free Version (bis 10 Benutzer) beinhaltet alle Funktionen, die man so braucht. Damit wir uns richtig verstehen: Confluence ist tatsächlich eine Enterprise Lösung in Sachen Dokumentation, Kollaboration und Wissensmanagement. Es ist lediglich so, dass der richtige Funktionsumfang für ein Unternehmen erst ab dem Premium Plan zur Verfügung steht.
Hinzu kommt noch, dass gewisse absolute Basis-Funktionen in der Confluence Grundversion fehlen. Um dies auszugleichen, ist es zwingend, dass das Addon "Table Filter and Charts for Confluence" von Stiltsoft dazu gekauft wird. Glauben Sie mir, ohne das gehts einfach nicht.
Simplenote ist eine geniale Lösung, um ganz einfach und unkompliziert sämtliche Ideen, Informationen und Daten einzutragen und auf allen Geräten und auch via Web zu synchronisieren. Man kann nichts falsch machen in Simplenote. Die Suchfunktion ist so stark, dass Sie alle erfassten Informationen sofort wieder auffinden können. Ebenfalls stark: Simplenote ist kostenlos und läuft auf allen Geräten und Betriebssystemen.
Wenn schon ClickUp, warum dann nicht DOCs?
ClickUp DOCs ist eine exzellente Ergänzung zur bestehenden Kollaborationssoftware. Der Editor ist sehr benutzerfreundlich, leicht einzusetzen, ohne dass man die Hände von der Tastatur nehmen muss. Es ist einfach, ein neues DOC in jeder Aufgabe zu erstellen, sowie in jeder Liste oder jedem Space. DOCs können auch als Template gespeichert werden und mit Hilfe von Automationen direkt bei der Erstellung einer neuen Aufgabe hinzugefügt werden.
Ich würde sagen, ClickUp Docs ist eine gelungene Mischung aus Microsoft Word und Apple Pages. Aber wenn es so gut ist, warum verwende ich es dann nicht für alle Notizen und Einträge?
Berechtigte Frage. Hier meine Antwort: DOCs sind hervorragend für Dokumente, jedoch weniger geeignet für Notizen. DOCs eignen sich für SOW-Vorlagen, Projekt-Dokumentationen, HR Onboarding Anleitungen, Code of Conduct und vieles mehr. Obwohl es sich im ersten Moment gut anhört, an jedem beliebigen Ort innerhalb von ClickUp ein DOC erstellen zu können, hat das gleichzeitig gewisse Nebenwirkungen: Es besteht keine Struktur mit logischem Aufbau für die verschiedenen Einträge. Alles ist zwar vorhanden, aber irgendwo verstreut in ClickUp. Das wäre vielleicht noch nicht so schwierig, wäre da nicht auch noch der derzeitige Umstand, dass die Suchfunktionen für DOCs noch nicht richtig ausgereift sind. Ich zumindest empfinde die Gesamt-Übersicht in DOCs nicht als intuitiv. Verglichen mit den zahlreichen tollen Funktionen für die Aufgabenverwaltung, hinkt DOCs noch etwas hinterher.
Alle Funktionen der ClickUp Aufgaben-Verwaltung für das Wissensmanagement
Die grösste Stärke von ClickUp liegt in der Aufgaben-Verwaltung. Warum also diese hervorragenden Funktionen nicht auch für die Notizen und Wissenseinträge nutzen?
Wie eingangs erwähnt, gehe ich also den umgekehrten Weg - vom Task Management zur Knowledge Base 😎
Und obwohl ich damit so ziemlich alle Punkte der Anforderungen an ein gutes Tool abhaken kann, ist es trotzdem auch nicht perfekt. Aber es kommt einer "perfekten" Lösung schon richtig nahe. Ich hätte schon noch ein paar Verbesserungsvorschläge.
Einige der wichtigsten Vorteile von ClickUp sind hier aufgelistet.
Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung
Wenn Sie Fragen zum Thema Wissensmanagement oder zu einem der hier erwähnten Tools haben, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.
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